De Brievenwasserette helpt ontvanger én afzender, zo blijkt. Sabrina Damen, programmaleider Sociaal domein is enthousiast: 'Bijzonder om te zien hoe organisaties openstaan voor feedback'.
'Ga maar eens in gesprek over de brief die je net met moeite hebt geschreven, en wat daar moeilijk aan is...', zegt Sabrina. 'Ik heb daar bewondering voor. Organisaties zagen mensen meteen al puzzelen over lange zinnen of moeilijke woorden. Op deze middag kregen zij verbeterpunten voor in totaal vijftien brieven. Daar zijn ze erg blij mee.'

Teams
Drie teams bogen zich over de brieven. Elk team telde twee of drie ervaringsdeskundigen (mensen die moeite hebben om brieven te begrijpen, zowel NT1 als NT2), een taalvrijwilliger en een schrijfcoach. De ervaringsdeskundigen werden lokaal geworven via taalactiviteiten in het Taalhuis IJsselstein. 'De gemeente was als hoofdpartner met verschillende afdelingen vertegenwoordigd. Ook de Bibliotheek zelf deed mee: practice what you preach! Verder schoven Werk & Inkomen Lekstroom, de GGD, Sociaal Team IJsselstein en woningcorporatie Provides aan.  

Opbrengst
'De schrijfcoaches fungeerden als gespreksleider in het team en noteerden verbeterpunten. Zij vroegen bijvoorbeeld welk gevoel een lastige brief oproept. De reacties varieerden van "Pff....", "Je krijgt het benauwd", "Na een half uur snap ik 'm nog niet", en "Als ik hem niet begrijp, leg ik hem weg".
Er is dus een wereld te winnen. De middag leverde veel op over hoe je dat kunt doen. Een greep:

• Gebruik niet steeds een andere term voor hetzelfde begrip: dat brengt mensen in de war. Bijvoorbeeld: rekening, nota, factuur, afrekening en betaling, in dezelfde brief.
  
• Schrap alle overbodige informatie. Veel brieven konden de helft korter.
• Vermijd (lange) zinnen met veel komma's, moeilijke woorden, Engelse termen, en jargon en juridische uitleg die beter in een bijlage kan. Voorbeelden: contributienota, perceel, voorschotten.
• Maak de boodschap helder: wat wil de organisatie nu precies van de ontvanger? Dat stond vaak onderaan en werd niet goed opgepikt.
• Vermeld duidelijk een telefoonnummer, zodat mensen kunnen bellen als ze iets niet begrijpen. Geen faxnummer; daar doet niemand meer iets mee!
• Maar de belangrijkste boodschap is: betrek de doelgroep en blijf niet in je eigen bubbel zitten.

Zelf aan de slag
Ook zelf aan de slag met begrijpelijk communiceren? Vraag de gratis training Eenvoudig Communiceren aan via info@taalhuislekstroom.nl